Tecnologia em auditoria

Situação atual

As entidades auditadas de médio e grande porte normalmente possuem um sistema de TI muito sofisticado e complexo.

As empresas de auditoria de pequeno e médio porte procuram ferramentas para poder acompanhar esta evolução.

Os “softwares” de auditoria são internacionais, devendo ser adaptados às condições e realidade das estruturas legais e operacionais brasileiras.

O trabalho de auditoria está passando por uma profunda transformação com os meios de processamento eletrônicos, fazendo-se sentir mediante:

a) Aumento da qualidade do trabalho;

b) Maior responsabilidade do auditor;

c) Diminuição das horas de trabalho, e;

d) Aumento do valor da taxa hora (?).

A tecnologia pode ser utilizada de várias formas. A seguir apresento soluções que podem reduzir os custos e aumentar a qualidade da auditoria.

1. ESCRITÓRIO VIRTUAL

O escritório virtual possibilita trazer o cliente até você, sem necessidade de deslocamento físico, recursos e informações.

1.1. EXEMPLOS

1.1.1. Videoconferência

  • ·Conversa em grupo;
  •  Tempo real;
  •  Transmissão de imagem e som simultaneamente;

Restrições

  • · Dependência de linha de comunicação.

1.1.2   Correio Eletrônico

  • Envia e recebe mensagens;
  • Não requer uso dos meios de transportes usuais;
  • Agiliza a troca de mensagens;
  • Reduz custo em ligações telefônicas e fax.

Restrições

  • Uso indevido ou extravio das informações

1.1.3. Pesquisas

  • Índices financeiros;
  • Bibliotecas;
  • Informações internacionais;
  • Informações sobre a empresa;
  • Legislações.

Restrições

  • Informações muitas vezes não são confiáveis

1.1.4. “Work Group”

  • Integra grupos de trabalhos específicos;
  • Intensifica a troca de informações;
  • Homogeneíza os conhecimentos.

Exemplo real de “Work Group”:

Empresa multinacional de origem alemã no setor farmacêutico

Ambiente: Intranet

Cada pessoa-chave envolvida na auditoria recebe uma senha para acessar a Internet.

Pessoas-Chave

 

Sócio Principal

 

Sócio de Auditoria

Gerênica

Sócio de Impostos

Gerência

O que contém o site:

  • Relação de todas as empresas do grupo que estão sendo examinadas;
  • Relação de todas as pessoas envolvidas na auditoria em nível mundial;
  • Arquivos para “download” de todas as Normas Contábeis do Grupo;
  • Instruções e cronograma para execução dos trabalhos de auditoria;
  • Arquivos para “download” de formulários que devem ser preparados pelos auditores;
  • Sala para discussão de assuntos específicos;
  • Recebimento e envio de todas as informações por este site.

1.2. RISCOS

  • Interceptação, alteração e divulgação de informações confidenciais
  • Indisponibilidade de linhas de comunicação;
  • Alteração do remetente.

1.3. VANTAGENS

  • Estrutura mais enxuta e custos menores;
  • Maior contato entre as pessoas;
  • Aumento da competitividade;
  • Agilidade no fluxo de informações.

2. ACESSO AOS REGISTROS DO CLIENTE

Com o incremento da tecnologia  nas empresas, o auditor se deparou com a  necessidade de atualização, pois:

  • A maior parte dos dados que o auditor precisa está em arquivo magnético;
  • Com o auxilio dos recursos eletrônicos o auditor pode examinar até 100% da população;
  • Não mais se justificava a existência de inúmeros assistentes apenas para abrir papéis de trabalho;
  • Os meios eletrônicos permitem a realização de procedimentos analíticos mais complexos.

2.1. Aspectos básicos da extração de dados por meio magnético

  • Teste de cada item de um relatório para determinar sua conformidade com critérios predefinidos;
  • Criação de relatórios de exceções independentes e exportar os resultados para outro software;
  • Verificação de cálculos e identificação de diferenças;

2.2. Importância Estratificar a população.

2.2.1Importância desta técnica na avaliação:

  • Do ambiente de Auditoria;
  • Do ambiente de negócios;
  • Da expectativa da administração.

2.2.2. Principais Benefícios

  • Aumentar a qualidade do trabalho;
  • Aumentar a eficiência;
  • Exceder a expectativa da administração.

2.2.3. O que é possível fazer

  • Análise de dados;
  • Confirmação dos cálculos;
  • Comparação dos dados de arquivo separados;
  • Testes para detectar falhas ou duplicidade em uma seqüência.

3. PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DA EXTRAÇÃO DE DADOS

Auditira Atividade
Planejamento preliminar Avaliar a viabilidade técnica da utilização da informática

Avaliar os custos envolvidos na utilização dessa ferramenta

Desenvolvimento do plano de auditoria Definir objetivos do teste com o “software”

Eliminar procedimentos de auditoria redundantes

Decidir sobre opções de processamento

Execução do plano de auditoria Obter dados corretos

Desenvolver, testar e executar aplicativos.

4. CONTROLE E GERENCIAMENTO DO TRABALHO

  • Automação de auditoria significa informatização para o grande processo de auditoria.
  • A auditoria informatizada é realizada a partir das informações que o cliente guarda dentro de seu banco de dados.
  • Portanto, a auditoria informatizada está inserida na automação da auditoria.
  • Como em qualquer outra atividade, as empresas de auditoria procuram diferenciar–se para manter a competitividade, havendo assim objetivos, custos e benefícios  que devem ser avaliados no processo de automação.

Objetivos

  • Melhorar da qualidade do trabalho;
  • Melhorar a eficiência;
  • Reduzir custos;
  • Oferecer um produto de maior qualidade que atenda as expectativas da empresa auditada;
  • Realizar treinamento adequado do “staff” de auditoria;
  • Melhorar a qualidade das evidências de auditoria;
  • Participar do processo de globalização.

Custos da automação

  • Treinamento de pessoal;
  • Investimentos em “software”, escolha, e implantação;
  • Equipamentos (“hardware”, impressoras, “notebooks”, etc.);

Instalações e manutenção da rede de comunicações.

Benefícios

  • Transferência de conhecimento entre os membros da equipe;
  • Economia de tempo;
  • Melhora de qualidade na apresentação do trabalho;
  • Melhor planejamento do trabalho;
  • Agilidade no fluxo de informações;
  • Maior satisfação pessoal;
  • Maior interação da equipe de auditoria;
  • Maior produtividade.

5.    OS MAIORES OBSTÁCULOS PARA AS EMPRESAS DE AUDITORIA

  •  Acompanhar e dominar todas as mudanças tecnológicas ocorridas nos sistemas, devido à grande e constante evolução dos sistemas de computadores;
  • Investir em equipamentos e sistemas para mantê-los atualizados;
  • Garantir a segurança e sigilo das informações;
  • Compreender os vários sistemas de informação utilizados pelas empresas;
  • Fazer com que o cliente tenha consciência da importância e necessidade das ferramentas computacionais para a atividade da empresa;
  • Acessar com segurança os sistemas dos clientes de forma remota, a partir dos computadores da empresa.
  • Capacitar sua equipe para aproveitar plenamente a capacidade das ferramentas disponíveis;
  • Estabelecer padrões de análise e utilização dos dados de forma aderente às práticas de auditoria com a redução substancial do trabalho “braçal” em detrimento do trabalho de “análise”.

6.    MAIORES DESAFIOS

  • Acompanhar com pouca defasagem a informatização das BIG FOUR
  • Acompanhar a inovações tecnológicas da empresa auditada
  • Aumentar a segurança, de dados internos da MAP e dos dados dos clientes.
  • Mudança de paradigma nos trabalhos de auditoria, a amostragem em alguns casos serve para fazer os testes substantivos, (verificar a consistência dos arquivos), mas o trabalho pode e deve feito em toda a população examinada, o teste da realização da receita é um exemplo.
  • Especialista em TI ou auditores com mais expertise em TI?
  • Sem utilização de TI não há como reduzir custos e melhorar a qualidade.

7.    ROTEIRO BÁSICO

  1. Usar servidor interno/ externo/ Nuvem
  2. Fazer “backup” diário
  3. Ao final de cada semana, descarregar no sistema os arquivos
  4. Liberar a rede por categoria profissional (perfil de acesso)
  5. Trabalhar com VPN (“Virtual Private Network”)
  6. Em trabalhos de grande porte e confidencialidade utilizar o “Drop-Box”/ ou ferramenta semelhante.
  7. Trimestralmente os auditores devem trocar a senha
  8. Evitar o uso de papel, quando chega documentos em papel digitalizar, os arquivos estão diminuindo consideravelmente
  1. Trabalhos de menor porte podem ser feitos Excel e Word. Os  programas podem estar em formato Excel  ou Word. Para alguns programas são necessárias formulas matemáticas para avaliar o risco; por exemplo, para cálculo da materialidade.
  2. Extração de dados ou seleção para confirmações com população acima de 100 itens:  usar obrigatoriamente um “software” de extração de dados. O “software” pode ser utilizado de melhor forma, como para validar a receita de uma empresa de grande porte, amostra em testes de controle internos, etc…

Para todos os clientes deve ser utilizado um programa de revisão fiscal, que valida  obrigações acessórias.

AUTOR: MARCO ANTONIO PAPINI PRESIDENTE DA CPAAI LATÍN AMERICA